Rechnungen sind einer der Punkte, an denen sich ein international gebautes System wie Shopify und das deutsche Steuerrecht reiben. Shopify verwaltet Bestellungen, Zahlungen und Erstattungen; die Rechnung nach deutschen Anforderungen, die Gutschrift bei einer Retoure und die Übergabe an die Steuerberatung entstehen in der Praxis meist über eine App. Dieser Beitrag zeigt, worauf es ankommt — er ersetzt keine Steuerberatung.
Was auf eine Rechnung gehört
- Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden.
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Ausstellungsdatum und eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer.
- Menge und Bezeichnung der Ware sowie den Zeitpunkt der Lieferung.
- Das Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, mit Steuersatz und Steuerbetrag — oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.
- Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Angaben.
Wie Rechnungen in Shopify entstehen
Rechnungs-Apps erzeugen die Rechnung automatisch bei Bestellung oder Zahlungseingang, schicken sie per E-Mail, legen sie im Kundenkonto ab und führen den Nummernkreis. Prüfen Sie vor der Auswahl:
- Deckt die App alle Pflichtangaben und einen lückenlosen Nummernkreis ab?
- Erstellt sie Gutschriften oder Stornorechnungen bei Retouren und Teilerstattungen automatisch?
- Kann sie die Steuersätze anderer EU-Länder abbilden, wenn Sie über das OSS-Verfahren ins Ausland verkaufen?
- Exportiert sie an Ihre Buchhaltung, etwa im DATEV-Format?
- Kann sie E-Rechnungen in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen, wenn Sie an Unternehmen verkaufen?
E-Rechnung im B2B
- Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen empfangen und verarbeiten können — auch Kleinunternehmer.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle übrigen Unternehmen.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft ausgenommen.
Wichtig: Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Gemeint sind strukturierte, maschinenlesbare Formate. Für Verbraucher gilt die Pflicht nicht; dort bleibt die PDF-Rechnung per E-Mail üblich. Wenn Sie Großhandel über Shopify betreiben — seit April 2026 in allen Tarifen möglich, siehe Shopify B2B 2026 —, gehört die E-Rechnung zur Planung.
Buchhaltung und DATEV
Die meisten Steuerberatungen arbeiten mit DATEV. Entscheidend ist, dass Bestellungen, Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen — einschließlich der Gebühren der Zahlungsanbieter — vollständig und zuordenbar übergeben werden. Klären Sie das Exportformat vor dem Start mit Ihrer Steuerberatung, nicht nach dem ersten Quartal.
Retouren und Gutschriften
Wird nach einem Widerruf erstattet, braucht es eine Gutschrift oder Stornorechnung, die sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Die ursprüngliche Rechnung wird nicht gelöscht oder geändert. Gute Rechnungs-Apps lösen das automatisch aus der Erstattung in Shopify heraus — ein Punkt, den Sie bei der Auswahl testen sollten. Die übrigen Pflichten rund um den Widerruf beschreibt der Beitrag zum Widerrufsbutton in Shopify.
Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und geben stattdessen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG an; seit 2025 gelten dafür vereinfachte Rechnungsangaben. Wie Sie Shopify dafür einstellen, erklärt der Beitrag Shopify für Kleinunternehmer.
Rechnungen sind ein Baustein unter mehreren — den Überblick gibt Shopify rechtssicher machen. Wir richten Rechnungs-App, Steuereinstellungen und Export ein, wenn wir einen Shopify Shop erstellen; Anbindungen an ERP oder Warenwirtschaft entstehen bei Bedarf als Shopify App Entwicklung.